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Documentos del empleado
Cómo guardar contratos y otros documentos en la carpeta de cada empleado, decidir quién puede verlos y cuánto tiempo conservarlos.
Complemento «Documentos y nóminas»
Forma parte del complemento Documentos y nóminas, que se contrata aparte: ver Complementos. Si tu contrato lo recoge como función incluida o provisional, la conservas en los términos de tu contrato.
Cada empleado tiene una carpeta digital donde guardar su contrato, la copia del DNI o NIE y cualquier otro documento del expediente. Al subir un documento decides si el empleado puede verlo o si queda solo para administración.
Tipos de documento
- Contrato: el contrato y sus anexos.
- Nómina: tiene su propio circuito, con acuse de recibo. Mira Subir y repartir las nóminas.
- DNI/NIE y Otro: certificados, cursos, cualquier documento del expediente.
Los partes médicos no se guardan como documento. Se adjuntan como justificante a la ausencia correspondiente, y el justificante se suprime automáticamente a los 12 meses. Lo explicamos en Ausencias y permisos.
Subir un documento
- Entra en Documentos. Verás la lista con los documentos de toda la plantilla.
- Pulsa el nombre del empleado en la columna Empleado para abrir su carpeta, Documentos — nombre del empleado.
- Pulsa Subir documento.
- Elige el Tipo de documento, escribe un Nombre descriptivo (por ejemplo, «Contrato indefinido enero 2024») y selecciona el archivo.
- Deja marcada Visible para el empleado si quieres que lo vea en su cuenta, o desmárcala para que quede solo para administración.
- Pulsa Subir documento para terminar.
Se admiten PDF, JPG, PNG y DOC, de hasta 10 MB cada uno.
Quién ve cada documento
- Los documentos que no son visibles no aparecen en la cuenta del empleado. En la lista de administración llevan la etiqueta «Solo para managers».
- Los visibles los ve el empleado en su propio apartado Documentos, y solo los suyos.
- El encargado ve y sube los documentos de tipo Contrato y Otro. Las copias del DNI/NIE y las nóminas las ve solo administración.
Descargar y suprimir
En la fila de cada documento tienes Descargar. Administración también ve Suprimir, que elimina el archivo, también para el trabajador, y no se puede recuperar.
Suprimir es definitivo
Antes de suprimir un documento, ten presentes los plazos de conservación de la sección siguiente.
¿Cuánto tiempo se conservan?
La documentación de Seguridad Social y los recibos de salarios deben conservarse al menos 4 años (art. 21.1 LISOS), con plazos superiores para determinados documentos según la normativa de Seguridad Social. Se conserva durante la vigencia del contrato y los plazos legales aplicables. Tienes más sobre esto en Conservación y plazos legales.
Si dejas de tener el complemento
Lo que ya está guardado no se oculta ni se borra. Podrás seguir consultando, descargando y suprimiendo los documentos, pero no subir nuevos.
¿Y ahora qué?
Las nóminas tienen su propio circuito: se reparten por lotes y el empleado confirma que las ha recibido. Lo tienes en Subir y repartir las nóminas.